Hoe je flexplek voor de volle 100 percent benutten

De arbeidsmarkt is de afgelopen jaren drastisch veranderd en één van de meest opvallende zaken is de opkomst van flexplekken. Terwijl de traditionele negen-tot-vijf banen ooit de norm waren, omarmen steeds meer bedrijven en werknemers de voordelen van flexplekken. Maar waarom zijn flexplekken de toekomst?

Wat is een flexplek?

Een flexplek, ook wel flexwerkplek genoemd, is een kleine werkplek die door verschillende medewerkers gebruikt kan worden. Iedereen kan er inloggen en er allerlei taken uitvoeren, zoals werken op een laptop, bellen, lezen of schrijven. Flexplekken worden vaak gedeeld door werknemers met deeltijdbanen, waardoor er minder vaste werkplekken nodig zijn. Dit bespaart ruimte, materialen en energie. Voor werkgevers betekent dit dat ze flink kunnen besparen op kosten.

De kracht van flexplekken

In een omgeving met flexplekken komt het vereenvoudig de interactie tussen collega’s.Doordat medewerkers minder gebonden zijn aan vaste werkplekken, is het eenvoudig om even naar de kantine of naar een lounge omgeving te lopen en een gesprek aan te knopen met een nieuwe collega. Deze informele ontmoetingen maken het mogelijk om ideeën en thema’s te bespreken, wat de uitwisseling van kennis bevordert en de expertise van elk individu vergroot.

Daarnaast biedt het leggen van nieuwe contacten op de werkvloer een waardevolle kans om je netwerk uit te breiden. De sociale interactie draagt bij aan een gezellige en inspirerende werkomgeving, wat op zijn beurt creativiteit en innovatie stimuleert. Kortom, er zijn tal van redenen om te kiezen voor een flexplek of om een flexibele werkruimte te creëren in je eigen organisatie.

Dit is bijzonder handig voor ouders met een gezin of voor mensen die regelmatig afspraken buiten het werk hebben. Doordat werknemers niet langer gebonden zijn aan vaste werktijden, kunnen ze hun persoonlijke afspraken beter inplannen, wat leidt tot een vermindering van verzuim. Voor degenen die het niet prettig vinden om thuis te werken, biedt de mogelijkheid om naar kantoor te gaan en gebruik te maken van een flexwerkplek een waardevolle oplossing.

Wat zijn de voordelen van flexwerkplekken

Flexplekken bieden bedrijven verschillende financiële voordelen. Ten eerste besparen bedrijven op kantoorruimte, aangezien ze geen vaste werkplekken voor elke werknemer hoeven te reserveren. Dit vermindert de benodigde kantoorruimte, wat vaak leidt tot lagere huur- en energiekosten. Daarnaast kunnen bedrijven kosten besparen op kantoorinrichting en meubilair, omdat de ruimte vaak gedeeld wordt en daardoor minder persoonlijk ingericht hoeft te zijn.

Het efficiënter gebruik van kantoorruimte is een ander voordeel. Flexplekken maken het mogelijk om de beschikbare ruimte optimaal te benutten. Dit betekent dat kleinere, goedkopere kantoorruimtes vaak geschikt zijn voor grotere teams. Bovendien dalen de kosten voor onderhoud en schoonmaak, doordat er minder vaste werkplekken zijn die regelmatig onderhouden moeten worden.

Flexplekken ondersteunen ook een flexibeler werkrooster, wat kan bijdragen aan een efficiëntere personeelsbezetting en het verminderen van overbodige werkplekken tijdens piek- en daluren. Ten slotte kan de mogelijkheid voor medewerkers om hun werkplekken te kiezen leiden tot een hogere tevredenheid en productiviteit, wat indirect terug financieel voordeliger kan zijn door verbeterde prestaties en lagere verkoopkosten.

Enkele financiële voordelen van flexplekken

1. Eenvoudige prijsstructuur
   Betaal één vaste prijs per maand voor je flexwerkplek. Geen verborgen kosten, geen verrassingen. Je weet precies waar je aan toe bent. Deze transparantie maakt budgettering en financiële planning een stuk eenvoudiger.
2. Geen opstartkosten
   Beginnen met een flexwerkplek is eenvoudig en kostenefficiënt. Er zijn geen opstartkosten, wat betekent dat je direct kunt profiteren van je nieuwe werkruimte zonder extra financiële lasten.
3. Flexibele huurovereenkomst
   De tijdelijke huurovereenkomst biedt je de flexibiliteit om je huurcontract aan te passen aan je zakelijke behoeften. Of je nu een kortetermijnoplossing nodig hebt of een langere periode overweegt, de flexibele huuropties passen zich aan jouw situatie aan.

Print, kopieer- en scanmogelijkheden

Werkruimtes die zijn uitgerust met print-, kopieer- en scanapparatuur kunnen een praktische oplossing bieden voor de dagelijkse administratie. Het bespaart tijd en moeite, omdat er geen externe printservices meer nodig zijn. Of het nu gaat om het maken van een simpele kopie of het digitaliseren van belangrijke documenten, de benodigde apparatuur is binnen handbereik. Dit maakt het mogelijk om taken snel af te handelen zonder onderbrekingen.

Moderne keukenfaciliteiten

Een werkplek met moderne keukenfaciliteiten draagt bij aan het comfort van de werknemers. Toegang tot een volledig ingerichte keuken, met onder andere een koffiezetapparaat, koelkast en magnetron, maakt het makkelijk om op elk moment van de dag een kop koffie te zetten of een maaltijd te bereiden. Dit verlaagt de noodzaak om het kantoor te verlaten voor eten of drinken, wat een ontspannen werksfeer kan bevorderen.

IT voorzieningen en high-speed internet

In een tijd waarin veel werkzaamheden digitaal plaatsvinden, is een stabiele en snelle internetverbinding essentieel. Werkruimtes die uitgerust zijn met high-speed internet zorgen ervoor dat online vergaderingen soepel verlopen en dat grote bestanden probleemloos kunnen worden verstuurd. Daarnaast biedt technische ondersteuning een extra zekerheid, zodat eventuele IT-problemen snel opgelost kunnen worden en het werk niet stil komt te liggen.

Gratis parking met laadpalen

Parkeren kan in veel werkgebieden een uitdaging zijn, vooral in stedelijke omgevingen. Gratis parkeergelegenheid biedt een praktische oplossing, waardoor medewerkers en bezoekers zorgeloos hun voertuigen kunnen parkeren. Voor degenen die elektrisch rijden, bieden laadpalen een extra gemak. Deze voorzieningen maken het mogelijk om milieubewuster te reizen zonder je druk te maken over oplaadmogelijkheden of parkeerkosten.

Gemeenschappelijke vergaderruimtes

Vergaderruimtes spelen een belangrijke rol bij het faciliteren van gesprekken, presentaties en samenwerkingen. Met moderne audiovisuele apparatuur zoals projectoren en conference call-systemen, bieden deze ruimtes een functionele omgeving voor zowel kleine als grote bijeenkomsten. Of het nu gaat om een formele bespreking of een informele brainstormsessie, een goed ingerichte vergaderruimte draagt bij aan het soepel verlopen van vergaderingen en het delen van ideeën.

Hoe richt en organiseer je de ideale flexwerkplek in?

Bij het opzetten van de ideale flexwerkplek houd je best rekening met enkele belangrijke zaken:

• Creëer een comfortabele werkomgeving met een goede bureaustoel en in hoogte verstelbaar bureau om rugklachten te voorkomen.
• Zorg voor een goed verlichte ruimte met natuurlijk licht of kwaliteitsvolle bureaulampen om vermoeidheid en oogproblemen te verminderen.
• Investeer in een snelle en betrouwbare internetverbinding om technische problemen te voorkomen.
• Houd de werkplek georganiseerd en vrij van rommel voor een efficiënte werkomgeving en minder afleiding.
• Voeg persoonlijke elementen toe, zoals planten of kunst, om een aangename en motiverende sfeer te creëren.
• Voorzie voldoende opbergruimte om benodigdheden en documenten netjes en toegankelijk te houden.
• Overweeg een aparte werkruimte om werk en privé te scheiden, wat de focus tijdens werkuren bevordert.
• Organiseer flexplekken door werknemers afwisselend een kantoor te laten delen of een vrije ruimte zonder toegewezen plekken aan te bieden.
• Creëer een open ruimte zonder vaste werkplekken, maar met zones per afdeling voor constructieve interactie.
• Combineer werkplekken met ontspanningsruimtes om de teamsfeer te optimaliseren.
• Overweeg kleinere ruimtes zoals telefooncellen voor rustig bellen, akoestische vergaderbanken voor comfortabel overleg, en ‘focuskamers’ voor optimale concentratie.
• Voorzie een inspirerende, creatieve ruimte voor brainstormsessies.
• Stem de inrichting van het flexkantoor af op de doelstellingen, aard van het werk en de flexibiliteit van het team.
• Zorg dat de flexibele werkplekken zowel functioneel als stimulerend zijn om aan de diverse behoeften van het team te voldoen.

Voorzie de nodige investering voor een gezonde flexwerkplek

Steeds meer organisaties geven werknemers de vrijheid om te kiezen waar en wanneer ze werken. Een flexwerkplek kan aangenaam en productief worden gemaakt door aandacht te besteden aan verschillende belangrijke aspecten.

Aandacht voor wensen van werknemers

Flexibel werken wordt vaak ingevoerd zonder uitgebreid overleg met de werknemers. Het is cruciaal om hun verwachtingen en eisen te begrijpen. Betrek ook specialisten zoals facility managers, ergonomen en industrieel hygiënisten bij de ontwerpfase om een kantoorconcept te ontwikkelen dat aansluit bij de behoeften van de medewerkers en de specifieke bedrijfsomstandigheden.Goede geluidsprestatie

Goede geluidsprestatie

Lawaai op de werkvloer kan de productiviteit ernstig beïnvloeden en leiden tot stress en afwezigheid. Zorg voor een goede akoestiek en creëer afgesloten ruimtes zodat medewerkers zich kunnen concentreren wanneer dat nodig is.Ontspanningsruimtes

Ontspanningsruimtes

Hoge werkdruk en constante bereikbaarheid vereisen mogelijkheden voor ontspanning. Overweeg om een ruimte in te richten met ontspanningsmogelijkheden zoals een pingpongtafel, een voetbal- of basketbalgoal, zodat werknemers zich kunnen uitlaten en even kunnen ontspannen.

Voldoende verlichting en verluchting

Een aangename binnentemperatuur en voldoende verlichting en verluchting zijn essentieel voor het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Zorg ervoor dat de werkplek goed verlicht en geventileerd is om vermoeidheid te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Verstelbare bureautafels

Belgen zitten zo’n 55% van hun tijd, zowel op het werk als in hun vrije tijd. Het is belangrijk om bureaus te hebben die elektrisch in hoogte verstelbaar zijn, zodat medewerkers kunnen afwisselen tussen zitten en staan. Dit bevordert ergonomisch werken en vermindert de negatieve effecten van langdurig zitten.

Eetruimtes

Een uitnodigende ruimte om samen te eten is belangrijk. Zelfs een tafel dichtbij je werkplek kan bijdragen aan ontspanning en sociale interactie. Het voorkomt ook dat medewerkers achter hun pc eten, wat vaak leidt tot een onevenwichtig voedingspatroon en gewichtstoename.

Privacy

Open kantoren kunnen leiden tot een gebrek aan privacy, waardoor medewerkers zich geremd voelen om gesprekken te voeren. Voorzie gesloten vergaderruimtes om informele contacten en diepgaande discussies te bevorderen zonder dat iedereen meeluistert.